Als Geschäftsführer oder Marketingleiter kennst du dieses Problem vielleicht: Der Tag hat zu wenige Stunden, der Aufgabenberg wächst, und am Abend bleibt oft das Gefühl, viel gearbeitet, aber wenig strategischen Fortschritt erzielt zu haben. Bastian Schmidt stellt die entscheidende Frage: „Warum arbeiten manche Unternehmer weniger, aber verdienen mehr und andere hustlen sich den Arsch ab, aber kommen nicht so richtig voran?“ Die Antwort liegt nicht in härterer Arbeit, sondern in einem radikal anderen Denkansatz. Es geht darum zu verstehen, dass nicht jede Aufgabe deine Aufmerksamkeit verdient und nicht jede Entscheidung von dir getroffen werden muss.
Die bekannte Eisenhower Matrix ist ein weit verbreitetes Werkzeug, um Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu sortieren. Doch in der dynamischen Welt des Mittelstands, wo Agilität und laserscharfer Fokus entscheidend sind, stößt das klassische Eisenhower Prinzip oft an seine Grenzen. Schmidt spricht in diesem Zusammenhang sogar vom „Eisenhower-Matrix Nonsens“, weil es die strategische Komponente oft vernachlässigt. In diesem Leitfaden stellen wir dir eine praxiserprobte Alternative zur Eisenhower Methode vor, mit der du deine Aufgaben präzise bewertest und deinen Fokus auf das Wesentliche lenkst.
1. Radikale Ehrlichkeit: Deine Aufgaben jenseits der Eisenhower Methode neu bewertet
Das Fundament für effektives Prioritätenmanagement ist radikale Ehrlichkeit. Frage dich: Wenn dein Arbeitstag nur drei Stunden hätte, worauf würdest du dich konzentrieren? Teile deine Aufgaben in drei klare Kategorien ein:
- Kategorie 1: Hochwertige, umsatzgenerierende Aufgaben: Dies sind die Aktivitäten mit direktem Einfluss auf deinen Cashflow und dein Wachstum. Sie haben einen Hebel, der oft einen 10x-Impact erzeugt. Dazu gehören die Neukundenakquise, Follow-ups mit hochkarätigen Interessenten, Up- und Cross-Selling-Initiativen sowie strategisches Marketing, das qualifizierte Leads generiert. Auch die gezielte Weiterbildung eines Teammitglieds, damit es wertschöpfende Aufgaben übernehmen kann, fällt in diese Kategorie.
- Kategorie 2: Notwendige Erhaltungsaufgaben: Diese Aufgaben müssen erledigt werden, damit der Betrieb läuft, sie treiben das Unternehmen aber nicht aktiv voran. Beispiele sind die Beantwortung von Routine-E-Mails, administrative Tätigkeiten oder das allgemeine Terminmanagement. Die Handlungsempfehlung hier ist klar: Standardisiere, automatisiere oder delegiere diese Aufgaben konsequent. Blockiere maximal eine Stunde pro Tag für diese Tätigkeiten.
- Kategorie 3: „Bullshit-Aufgaben“ – die versteckten Saboteure: Dies sind die Zeitfresser, die du sofort eliminieren solltest. Stundenlanges Scrollen auf Social Media unter dem Deckmantel der „Recherche“, endlose Meetings ohne klare Agenda oder das Jagen nach dem nächsten „Shiny Object“. Bastian Schmidt betont aus seiner Erfahrung: „…dass 80-90% sehr häufig ihre Zeit mit irgendwelchen Bullshit Aufgaben verschwenden.“ Dein Unternehmen braucht keinen weiteren Instagram-Post, es braucht mehr Kunden und profitablen Umsatz.
2. Die Persönlichkeitsfalle: Wie du Selbstsabotage erkennst und eliminierst
Hier scheitern die meisten Entscheider. Deine persönlichen Verhaltensmuster – die „Dis-Typen“ – manipulieren deine Wahrnehmung und lassen unwichtige Aufgaben plötzlich dringend erscheinen. Erkenne deine Muster:
- Der Perfektionist verliert sich im Detail auf der Suche nach einem makellosen Ergebnis. Die Lösung liegt in klaren Deadlines, denn Arbeit dehnt sich genau in dem Maße aus, wie Zeit zur Verfügung steht. Definiere, dass 90 % perfekt sind. Hier hilft die konsequente Anwendung von SMART Zielen, um Erwartungen und Zeitrahmen unmissverständlich festzulegen.
- Der Prokrastinierer erledigt zuerst die leichten, angenehmen Aufgaben. Durchbrich dieses Muster, indem du die wichtigste und oft schwierigste Aufgabe des Tages als Erstes erledigst – ohne Ausreden.
- Der 1000-Tabler (Multitasker) zerstört durch das ständige Wechseln zwischen Aufgaben seinen Fokus und seine Effizienz. Die Strategie ist einfach, aber wirkungsvoll: Single-Tasking. Arbeite immer nur an einer einzigen Sache.
Weitere Typen wie der Getriebene, der nie genug Zeit hat, oder der Saboteur, der sich selbst schlechter macht als er ist, benötigen ebenfalls klare Gegenstrategien. Liste alle Aufgaben auf und eliminiere 80 %. Schließe ein Projekt vollständig ab, bevor du das nächste beginnst. Ideen sind ohne konsequente Umsetzung wertlos.
3. Die 5-5-1-Regel: Dein strategischer Entscheidungsfilter
Nutze diese Formel als Filter für jede neue Aufgabe und Anfrage. Stell dir drei präzise Fragen, die weit über das klassische Eisenhower-Modell hinausgehen:
- Bringt mir diese Aufgabe in 5 Tagen mehr Umsatz oder messbares Wachstum?
- Verschafft sie mir in 5 Wochen einen strategischen Wettbewerbsvorteil?
- Trägt sie in 1 Jahr zu meinem nachhaltigen Unternehmenserfolg bei?
Wenn du nicht mindestens eine dieser Fragen mit einem klaren „Ja“ beantworten kannst, ist die Konsequenz laut Schmidt eindeutig: „Weg damit, du brauchst sie nicht, es ist Fokusverlust, einfach eliminieren.“
4. Die eiserne 3-Prioritäten-Regel: Maximaler Fokus statt Überforderung
Setz dir für jeden Tag genau drei echte Prioritäten – nicht mehr. Ein überladener Terminkalender führt zu Frustration, nicht zu Ergebnissen. Um diese drei Prioritäten zu identifizieren, beantworte täglich diese Schlüsselfragen:
- Umsatzpriorität: Was bringt meinem Unternehmen heute direkt Cashflow?
- Wachstumspriorität: Welche Aktivität sichert den Cashflow in 30 Tagen?
- Unternehmenspriorität: Was kann ich heute am Unternehmen verbessern, damit es sich strategisch weiterentwickelt?
Besonders die letzte Frage ist entscheidend, um aus dem reaktiven Tagesgeschäft auszubrechen und dein Unternehmen proaktiv zu gestalten.
5. Deine 60-Sekunden-Tagesplanung für garantierten Erfolg
Der häufigste Fehler bei der Tagesplanung ist, sie morgens unter Zeitdruck oder gar nicht zu machen. Etabliere eine neue Routine: Plane den kommenden Tag als letzte Handlung des aktuellen Arbeitstages.
Notiere deine drei Prioritäten aus dem vorherigen Schritt. Frage dich zudem, welche Aufgaben du bewusst eliminieren oder delegieren kannst und woran du morgen explizit nicht arbeiten wirst. Das Ergebnis ist eine unschätzbare Klarheit für den Start in den neuen Tag.
Fazit: Übernimm die Kontrolle und maximiere deinen Impact
Die hier vorgestellte Methode ist eine kraftvolle Weiterentwicklung klassischer Ansätze wie der Eisenhower Matrix. Sie bietet dir einen klaren Fahrplan, um deine Prioritäten als Führungskraft im Mittelstand neu zu definieren und deine Zeit konsequent in Wachstum zu investieren.
Wenn du diesen Plan befolgst, lenkst du deine Energie ausschließlich auf das, was zählt. Du eliminierst Zeitfresser und gewinnst die Klarheit zurück, die für strategische Entscheidungen unerlässlich ist. Wie Bastian Schmidt es zuspitzt: „Wenn du diese Schritte befolgst, dann wirst du priorisieren wie Elon Musk. Du wirst einfach eine richtige Maschine sein.“
Hol dir die Kontrolle über deine Zeit und dein Business zurück. Schärfe mit diesen Methoden deinen Fokus und führe dein Unternehmen zu nachhaltigem Erfolg.
